Die Digitalisierung der Dokumente und Vorgänge im Emsdettener Rathaus schreitet mit großen Schritten voran. Nach der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems im Jahr 2011 arbeiten inzwischen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der elektronischen Akte – zum Beispiel in den Bereichen Wohngeld und Personal sowie im Jugendamt. Der Fachdienst Finanzen wird bis Ende März 2017 sogar vollständig digitalisiert sein.

Jetzt wurde die Marke von einer Million elektronisch abgelegten Dokumenten im Dokumenten-Management-System überschritten. Bei durchschnittlich fünf DIN A4-Seiten pro Dokument entspricht dies 25 Tonnen Papier, die eingespart oder vernichtet werden konnten. Das bleibt nicht ohne Auswirkungen: Aus vielen Büros sind sperrige Aktenschränke verschwunden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Telearbeit von zu Hause aus arbeiten, müssen keine schweren Papierstapel mehr transportieren, sondern können jederzeit auf den vollständigen Aktenbestand ihres Arbeitsbereichs zugreifen.

Die elektronischen Dokumente sind revisionssicher gespeichert. Sie sind damit für die Zukunft archiviert und können nicht verloren gehen. Auch der Datenschutz wird gewährleistet. So kann jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter nur auf die für die jeweilige Tätigkeit relevanten Dokumente zugreifen. Ferner erleichtert die digitale Ablage das Suchen nach Vorgängen oder Dokumenten in umfangreichen Akten.

Nach und nach sollen weitere Bereiche der Verwaltung digitalisiert werden mit dem Ziel, die elektronischen Akte weitgehend vollständig im Emsdettener Rathaus einzusetzen. Dadurch sollen sowohl Papier- und Druckkosten eingespart als auch Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt werden.

Das 1.000.000ste Dokument ist übrigens ein Abgabenbescheid aus dem Steueramt.

(Quelle: Pressestelle Stadt Emsdetten)

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